Γιατί τα εταιρικά σας email καταλήγουν σε Spam Folders

Είναι πολύ πιθανό ως webmasters ή ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να έχετε εντοπίσει πρόβλημα παράδοσης των εταιρικών σας email.

Αυτό που οφείλουν να γνωρίζουν οι χρήστες εταιρικών emails και οι εταιρίες, είναι το γεγονός ότι όταν ένα email φύγει από τον αποστολέα, υπάρχουν μεγάλες πιθανότητες  να μην φτάσει ποτέ στον παραλήπτη.

Κάθε server που δέχεται ένα email λειτουργεί με έναν αλγόριθμο προκειμένου να αποδεχθεί ή να απορρίψει ένα email που φτάνει από κάποιον αποστολέα. Σε περίπτωση που το email γίνει αποδεκτό τότε ο αλγόριθμος αυτός αποφασίζει εάν το email θα παραδοθεί στο Inbox ή στο Junk / Spam Folder.

Κάθε Mail Provider (Gmail, Yahoo, Hotmail,  κλπ) αλλά και όλοι οι εταιρικοί mail servers λειτουργούν με δικό τους αλγόριθμο, προκειμένου να προστατέψουν τους χρήστες τους από τους spammers.

Για το λόγο αυτό, μπορεί να στείλετε το ίδιο email από τον εταιρικό σας λογαριασμό (πχ john@mycompany.com) σε 3 παραλήπτες – έναν με Gmail – έναν με Yahoo και έναν με Hotmail και να έχετε τα εξής αποτελέσματα:

• Το email να φτάσει καθαρό στο Inbox του παραλήπτη με Gmail
• To email να μπει στον Spam Folder του παραλήπτη με Yahoo
• To email να μην φτάσει ποτέ (απόρριψη) στον παραλήπτη που έχει Hotmail.

Τι καθορίζει όμως το αποτέλεσμα?

Ο πιο σημαντικός παράγοντας είναι το REPUTATION (ΦΗΜΗ) του server από τον οποίο στέλνετε το email. Το reputation, είναι στην ουσία το αποτέλεσμα του αλγόριθμoυ με τον οποίο οι servers των παραληπτών αποφασίζουν για την τύχη του email που στέλνετε.

Ποιοι παράγοντες επηρεάζουν το reputation σας:

1. Η συμπεριφορά του mail server σας στο παρελθόν

Εάν κάποιος εταιρικός mail server χρησιμοποιείται για να στείλει SPAM emails (ή έχει χρησιμοποιηθεί από τον ιδιοκτήτη ή και Hackers στο παρελθόν) τότε το Reputation του server μειώνεται, με αποτέλεσμα να αυξάνονται οι πιθανότητες να μην παραδίδονται τα emails που προέρχονται από τον server.

2. Η IP του server σας

Με την ίδια λογική, εάν η IP είναι blacklisted για οποιοδήποτε λόγο, τότε τα emails που φεύγουν από τη συγκεκριμένη IP είναι πιθανό να έχουν πρόβλημα στην παράδοση.

3. Η ηλικία του domain σας

Οι email providers στην προσπάθειά τους να προστατευθούν από τους Spammers, έχουν γίνει πιο αυστηροί σε emails που έρχονται από domains που αγοράστηκαν πρόσφατα και δεν έχουν αποκτήσει ακόμα φήμη (reputation). Έτσι είναι πιθανό όταν πάτε να στείλετε τα πρώτα σας emails από το καινούργιο σας domain τα emails να μαρκάρονται ως SPAM.

Σκεφτείτε απλά ,ότι και οι Spammers στέλνουν spam mails από νέα domains διότι αυτά που χρησιμοποιούσαν στο παρελθόν είναι ήδη blacklisted.

4. Οι αντιδράσεις των παραληπτών σε προηγούμενα emails που έστειλε η εταιρία σας (complaint rates & move to Ιnbox)

Είτε πρόκειται για company newsletters είτε για προσωπικά emails μέσω του εταιρικού σας λογαριασμό, η συμπεριφορά των παραληπτών είναι μέρος του αλγόριθμου που επηρεάζει την παράδοση των μελλοντικών σας αποστολών.

Για παράδειγμα εάν στέλνετε εταιρικά newsletters πολύ συχνά και οι παραλήπτες κάνουν αναφορά για τα emails πάνω από το αποδεκτό όριο, (συνήθως αυτό είναι το 1% δηλαδή ένας στους εκατό παραλήπτες κάνουν αναφορά), τότε το reputation σας μειώνεται.

Αντιθέτως, εάν κάποιο email σας καταλήξει σε Spam Folder και ο παραλήπτης επιλέξει να μετακινήσει αυτό το email από το spam folder στο Inbox τότε αυτό εκλαμβάνεται ως «θετική ψήφος»και αυξάνεται το reputation.

Όλες οι ενέργειες που κάνουν οι παραλήπτες μέσα από το εκάστοτε email πρόγραμμα που χρησιμοποιούν (gmail, yahoo mobile, κλπ) είναι μέρος του αλγόριθμου των εταιριών.

5. Το μεγάλο Bounce Rate

Τι είναι το Bounce Rate; To Βounce Rate στην ορολογία των email είναι το ποσοστό των emails του οποίου ο παραλήπτης είναι ανενεργός. Αυτό μπορεί να οφείλεται στο ότι κάποια μέλη στη λίστα σας άλλαξαν email, άλλαξαν δουλειά, άλλαξαν θέση κτλ με αποτέλεσμα το παλιό τους email να μην είναι ενεργό.

Αν στείλετε ένα newsletter σε 100 παραλήπτες και οι 10 έχουν αλλάξει email, τότε το bounce rate είναι 10% το οποίο θεωρείται αρκετά υψηλό και αποτελεί επίσης αρνητική ψήφο για το reputation του mail server σας.

Γενικώς, αποδεκτό επίπεδο Bounce Rate είναι το 5%.

6. Επιπλέον παράγοντες

Επιπλέον λόγοι που μπορούν να αποτελέσουν αρνητική ψήφο είναι:

• Στέλνετε πολύ συχνά newsletters
• Στα emails σας δεν υπάρχει unsubscribe επιλογή
• Χρησιμοποιείτε αγορασμένες λίστες από emails στις οποίες οι εγγεγραμένοι δεν έχουν συμφωνήσει να είναι μέλη.
• Στέλνετε περιεχόμενο που δεν είναι σχετικό με το ενδιαφέρον των παραληπτών. Ακόμα και αν κάποιος έχει εκδηλώσει ενδιαφέρον να παίρνει από την εταιρία σας email, αυτό είναι άμεσα συνδεδεμένο με το λόγο για τον οποίο επέλεξε να ζητήσει να μπει στη λίστα σας. Εάν το επέλεξε για να μαθαίνει νέα για κινητά τηλέφωνα και η εταιρία σας στέλνει newsletters σχετικά με εξαρτήματα αυτοκινήτου τότε το περιεχόμενο έχει μικρό βαθμό συσχέτισης με το αρχικό ενδιαφέρον.

Είναι πιθανό όταν συντρέχει κάποιος από τους παραπάνω λόγους ο παραλήπτης να κάνει «παράπονο» με αποτέλεσμα να μειωθεί το reputation σας.

Σε συγκεκριμένο επίπεδο παραπόνων (complaint rate) οι εταιρίες που δέχονται τα emails μπορούν να αποφασίσουν να κατευθύνουν όλα τα emails που προέρχονται από τον server σας σε SPAM folders ή ακόμα και να σας απορρίψουν τελείως ώς αποστολέα με αποτέλεσμα τα emails να μην παραδίδονται καν στον παραλήπτη.

Το ζήτημα αυτό απασχολεί ακόμα και εταιρίες / οργανισμούς μεγάλου μεγέθους καθώς το θέμα του anti-spamming και της προστασίας των χρηστών, αποτελεί προτεραιότητα για τις επιχειρήσεις που παρέχουν υπηρεσίες σχετικές με email.